Chiều ngày 02/6/2026, Ông Nguyễn Thanh Hà - Phó Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa chủ trì cuộc họp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ cùng các đơn vị liên quan để rà soát tình hình triển khai thí điểm phần mềm Quản lý văn bản và điều hành mới.
Phó Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Thanh Hà chủ trì cuộc họp
Thực hiện kế hoạch số 6351/KH-UBND ngày 13/5/2026 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa về việc triển khai thí điểm Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tỉnh Khánh Hòa. Từ ngày 12/5 đến ngày 13/5/2026, Sở Khoa học và Công nghệ đã phối hợp với Viettel Khánh Hòa tổ chức 03 lớp tập huấn trực tiếp dành cho cán bộ, công chức của Sở Khoa học và Công nghệ, Văn phòng UBND tỉnh và Phòng Chuyển đổi số - Cơ yếu thuộc Văn phòng Tỉnh ủy.
Hệ thống mới cài đặt trên hạ tầng của Viettel và được đảm bảo An toàn thông tin, hệ thống triển khai đầy đủ các phân hệ gồm: Văn bản đi, Văn bản đến, Nhiệm vụ, Lịch họp, Hồ sơ công việc, Quản trị, Danh mục.(Phiên bản Web và Mobile, Tablet); Thiết lập quy trình luồng nghiệp vụ; Tạo CSDL cây đơn vị, người dùng; Tích hợp ký số sử dụng USB Token và Sim CA của Ban Cơ yếu chính phủ.
Qua thời gian sử dụng thí điểm, các nhóm người dùng đã có những đánh giá tích cực về hệ thống. Đối với bộ phận văn thư, chức năng quản lý văn bản đến hỗ trợ đầy đủ các thao tác nghiệp vụ, quy trình xử lý rõ ràng, giao diện nhập liệu hợp lý và hoạt động ổn định. Đặc biệt, tính năng hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp nhận diện, gợi ý và xử lý thông tin nhanh hơn, góp phần giảm thời gian nhập liệu thủ công và nâng cao độ chính xác. Nhóm lãnh đạo, trưởng phòng, hệ thống hỗ trợ xử lý văn bản và ký số thuận tiện. Đội ngũ chuyên viên, chức năng tạo dự thảo và trình ký đáp ứng tốt yêu cầu nghiệp vụ, bảo đảm tính nhất quán trong quá trình luân chuyển văn bản. Nhóm quản trị hệ thống, công tác phân quyền, thiết lập vai trò và xây dựng luồng xử lý văn bản còn tương đối phức tạp.
Về giao diện, hệ thống được thiết kế theo mô hình Dashboard hiện đại, bố cục hợp lý, ưu tiên các chức năng sử dụng thường xuyên, góp phần giảm số lượng thao tác và nâng cao hiệu quả xử lý công việc. Trong thời gian thí điểm, giao diện vận hành ổn định, không ghi nhận tình trạng hiển thị bất thường ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng.
Các đại biểu đang nghe đơn vị tư vấn trình bày các tính năng của phần mềm
Qua đánh giá sơ bộ, hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Viettel đáp ứng tốt các yêu cầu nghiệp vụ cốt lõi, có giao diện hiện đại, luồng xử lý rõ ràng và hiệu năng ổn định. Các chức năng dành cho văn thư, lãnh đạo, trưởng phòng và chuyên viên được triển khai đầy đủ, hỗ trợ hiệu quả quá trình xử lý công việc.
Tuy nhiên, để đáp ứng đầy đủ yêu cầu thực tế của tỉnh, phần mềm cần tiếp tục hoàn thiện và bổ sung một số chức năng như: chức năng nhắc việc của UBND tỉnh đối với các sở, ban, ngành và địa phương; chức năng đánh giá KPI theo Nghị định số 335/2025/NĐ-CP; tự động điền các trường thông tin văn bản đến, văn bản đi và dự thảo; kiểm tra thể thức, chính tả văn bản; tự động lựa chọn phương thức ký số phù hợp; bổ sung khả năng mở trực tiếp phần mềm Microsoft Word trên hệ điều hành Windows để chỉnh sửa văn bản; đồng thời cho phép người trình gần nhất được thêm hoặc xóa các tệp bổ sung trong quá trình xử lý hồ sơ.
Kết luận cuộc họp, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ông Nguyễn Thanh Hà đề nghị Văn phòng UBND tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ tiếp tục phối hợp với đơn vị tư vấn thiết kế hoàn thiện các tính năng của phần mềm.
Kết quả thí điểm sẽ là cơ sở quan trọng để tỉnh Khánh Hòa xem xét, lựa chọn phần mềm và đơn vị xây dựng, phát triển hệ thống quản lý văn bản và điều hành mới của tỉnh, bảo đảm tính công khai, minh bạch, đúng quy định và đáp ứng yêu cầu thực tiễn trong công tác chỉ đạo, điều hành trên phạm vi toàn tỉnh.
B.Đầm