Ngày 15/10/2025, Cơ quan thường trực Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số đã có văn bản số 07-TB/CQTTBCĐ thông báo kết luận số của đồng chí Tổng Bí thư Tô Lâm, Trưởng Ban Chỉ đạo tại Hội nghị sơ kết tình hình triển khai thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị trong quý III/2025 và nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm cuối năm 2025. Tại văn bản này, Ban Chỉ đạo đã giao “Bộ Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp Bộ Nội vụ, Bộ Công an, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Trung ương Đảng ban hành văn bản thống nhất hướng dẫn số hóa để các cơ quan trong hệ thống chính trị triển khai thực hiện”.

Thực hiện nhiệm vụ được giao, Bộ Khoa học và phối hợp với các cơ quan liên quan, khảo sát vướng mắc thực tế liên quan đến việc số hoá, tổng hợp các quy định hiện hành, dự thảo văn bản hướng dẫn việc số hoá hồ sơ, tài liệu thống nhất trong hệ thống chính tr (Văn bản số 7197/BKHCN-CĐSQG ngày 29/11/32025). Một số nội dung chính như sau:

1. Phạm vi

Tài liệu hướng dẫn này áp dụng cho việc số hoá hồ sơ, tài liệu, tư liệu từ dạng giấy hoặc vật lưu trữ tin khác thành dạng số và quản lý trong hệ thống thông tin phục vụ khai thác, sử dụng. Đối với từng loại loại cụ thể, trường hợp có những quy định trong các văn bản hiện hành khác với nội dung trong hướng dẫn này thì áp dụng quy định trong những văn bản đó.

2. Đối tượng áp dụng

Các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị bao gồm: các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan, đơn vị tại địa phương; các cơ quan, đơn vị thuộc tổ chức chính trị, chính trị-xã hội.

3. Nguyên tắc số hoá

a) Bảo đảm tính toàn vẹn và chính xác

Quá trình số hoá phải phản ánh trung thực, đầy đủ nội dung, hình thức và giá trị của bản gốc; không làm thay đổi, sai lệch hoặc làm mất giá trị pháp lý của tài liệu. Kết quả số hoá phải được kiểm tra, đối chiếu, xác thực trước khi đưa vào sử dụng.

b) Tuân thủ tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật

Việc số hoá phải áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn về định dạng tệp, cấu trúc dữ liệu, dữ liệu đặc tả (siêu dữ liệu/metadata), đảm bảo khả năng liên thông, tích hợp và chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin.

c) Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin

Dữ liệu số hoá phải được quản lý, lưu trữ và bảo vệ theo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân; có cơ chế phân quyền, sao lưu, mã hoá và phục hồi dữ liệu.

d) Bảo đảm khả năng truy xuất và lưu vết

Mọi hoạt động tạo lập, chỉnh sửa, truy cập dữ liệu số hoá phải được ghi nhận, lưu vết đầy đủ nhằm phục vụ việc kiểm tra, xác minh và đảm bảo tính minh bạch.

đ) Ưu tiên theo giá trị và nhu cầu sử dụng

Việc số hoá cần được thực hiện theo lộ trình, tập trung vào các tài liệu, dữ liệu và quy trình có giá trị cao, phục vụ trực tiếp công tác quản lý, điều hành, cung cấp dịch vụ công và các hoạt động trọng yếu của cơ quan, tổ chức.

e) Khuyến khích mở và chia sẻ dữ liệu

Dữ liệu số hoá không thuộc phạm vi bí mật Nhà nước hoặc dữ liệu hạn chế được khuyến khích chia sẻ, khai thác, sử dụng lại theo cơ chế phù hợp; thúc đẩy hình thành và phát triển dữ liệu mở.

g) Bảo đảm cập nhật, duy trì và sử dụng lâu dài

Dữ liệu số hoá phải được quản lý, cập nhật thường xuyên, chuyển đổi định dạng khi cần thiết để đảm bảo tính sẵn sàng và khả năng sử dụng lâu dài.

h) Bảo đảm giá trị pháp lý

Tài liệu, hồ sơ sau số hoá được chứng thực điện tử, ký số hoặc gắn các yếu tố xác thực cần thiết để xác định rõ tính tin cậy, bảo đảm giá trị pháp lý tương đương bản gốc theo quy định của pháp luật.

i) Lấy người sử dụng làm trung tâm

Quá trình số hoá phải hướng tới mục tiêu phục vụ người dân, doanh nghiệp và cán bộ, bảo đảm dữ liệu được truy cập, khai thác và sử dụng thuận tiện, dễ dàng; làm cơ sở đơn giản hoá thủ tục hành chính của cơ quan nhà nước.

k) Bảo đảm tính đồng bộ và tích hợp

Việc số hoá được thực hiện thống nhất, đồng bộ, kết nối, chia sẻ trong Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số, hệ thống thông tin của các cơ quan, tổ chức; tránh trùng lặp, phân tán và cát cứ dữ liệu.

*Xem chi tiết Hướng dẫn tại đây