Thực hiện Kế hoạch số 5216/KH-UBND ngày 29/5/2023 của UBND tỉnh Khánh Hòa Kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa năm 2023; Sở Khoa học và Công nghệ (Sở KHCN) sẽ thực hiện kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (gọi tắt là HTQLCL) của Quý cơ quan thông qua hồ sơ và báo cáo theo kế hoạch đã được phê duyệt.

Để đảm bảo đầy đủ thông tin, số liệu phục vụ cho việc đánh giá chính xác tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (viết tắt là CQHCNN) trong năm 2022 và 2023, Sở KHCN yêu cầu Quý cơ quan thực hiện báo cáo và cung cấp hồ sơ phục vụ cho công tác kiểm tra, cụ thể như sau:

1. Lập và gửi báo cáo về tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại cơ quan năm 2023

a) Phạm vi báo cáo: Báo cáo về tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL của cơ quan năm 2022 và 2023; bao gồm tất cả các phòng, ban, cơ quan, đơn vị xây dựng, áp dụng chung HTQLCL; số liệu báo cáo bao gồm một số nội dung của năm 2022 và một số nội dung được tính từ đầu năm 2023 đến ngày báo cáo, ước thực hiện đến ngày 31/12/2023.

b) Nội dung báo cáo: Theo Mẫu đề cương báo cáo tại Phụ lục I .

2. Cung cấp các thông tin dạng văn bản (hồ sơ, tài liệu) phục vụ cho công tác kiểm tra

- Các thông tin dạng văn bản phải được phê duyệt theo đúng quy định, còn hiệu lực.

- Các thông tin dạng văn bản cần thiết phải cung cấp để phục vụ công tác kiểm tra theo danh mục tại Phụ lục II.

3. Thời hạn, phương thức gửi báo cáo và các thông tin dạng văn bản (hồ sơ, tài liệu) phục vụ cho công tác kiểm tra

a) Thời hạn gửi báo cáo và cung cấp các thông tin dạng văn bản cho Sở KHCN để kiểm tra: Trước ngày 30/7/2023.

Sở KHCN sẽ không xem xét, kiểm tra đối với CQHCNN gửi các thông tin dạng văn bản, báo cáo sau thời hạn nêu trên.

b) Báo cáo theo đề cương của Quý cơ quan gửi về Sở KHCN Khánh Hòa, thông qua địa chỉ: Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Khánh Hòa (gọi tắt là Chi cục TCĐLCL) - Địa chỉ: Số 11 (số mới 37) Hùng Vương, thành phố Nha Trang - Điện thoại: 0258 3524274, 0258 3522555 - E.mail: cctcdlcl@khanhhoa.gov.vn.   

c) Các thông tin dạng văn bản nêu tại Mục 2 của Công văn này, Quý cơ quan có thể cung cấp theo một trong ba phương thức sau đây:

- Thư ký ISO của cơ quan gửi trực tiếp toàn bộ hồ sơ, tài liệu giấy (có phê duyệt) cho công chức của Phòng Quản lý Tiêu chuẩn Chất lượng thuộc Chi cục TCĐLCL. Sau khi thực hiện kiểm tra xong, công chức Phòng Quản lý Tiêu chuẩn Chất lượng sẽ bàn giao lại cho Thư ký ISO của cơ quan.

- Gửi văn bản điện tử (có bằng chứng phê duyệt) về hộp thư điện tử công vụ của Chi cục TCĐLCL: cctcdlcl@khanhhoa.gov.vn.

- Tạo lập và lưu trữ hồ sơ, tài liệu ISO (văn bản điện tử) của cơ quan phục vụ cho công tác kiểm tra trong mục “Tài liệu ISO” của Hệ thống tác nghiệp điện tử E-Office hoặc trên Website của cơ quan; cung cấp tài khoản và mật khẩu cho công chức của Phòng Quản lý Tiêu chuẩn Chất lượng thuộc Chi cục TCĐLCL để thực hiện truy cập trực tiếp vào hệ thống hồ sơ và tài liệu ISO, phục vụ cho hoạt động kiểm tra. 

Sở KHCN kính đề nghị Quý cơ quan cung cấp đầy đủ chính xác các báo cáo, hồ sơ và bằng chứng theo hướng dẫn. Đối với hồ sơ, báo cáo gửi về hộp thư điện tử công vụ; hoặc tạo lập và lưu trữ hồ sơ và tài liệu ISO trên E-Office (hoặc Website) đề nghị liên lạc theo số điện thoại 0258 3524274 để xác nhận tình trạng hồ sơ đã gửi và cung cấp tài khoản, mật khẩu. Các báo cáo và hồ sơ sẽ được nhận một lần, không nhận bổ sung trong quá trình kiểm tra, đánh giá. Hồ sơ không đầy đủ phần nào, sẽ không được xem xét, đánh giá phần đó.

Kết quả đợt kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL là cơ sở để đánh giá, tổng hợp và báo cáo cho UBND tỉnh về tính hiệu lực, hiệu quả của việc duy trì, cải tiến HTQLCL của cơ quan; đồng thời là căn cứ để Sở KHCN thực hiện thẩm định điểm tự chấm của Quý cơ quan đối với tiêu chí áp dụng HTQLCL trong việc thực hiện Quy chế đánh giá, xếp hạng kết quả thực hiện công tác cải cách hành chính (CCHC) của các cơ quan, địa phương trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.

Việc kiểm tra cũng xem xét đến việc Quý cơ quan nghiên cứu, rà soát và hoàn thiện lại Bộ tài liệu HTQLCL, tổ chức vận hành và thiết lập hồ sơ bằng chứng áp dụng HTQLCL theo Bộ tài liệu hướng dẫn ban hành kèm theo Quyết định số 1235/QĐ-UBND ngày 11/5/2021 của UBND tỉnh Khánh Hòa.

*Xem và tải về tại đây:

- Mẫu đề cương báo cáo - Phụ lục I

- Danh mục các thông tin dạng văn bản cần thiết phải cung cấp để phục vụ công tác kiểm tra - Phụ lục II

T.Lân